笔者所在的这个行业,从集团公司、省公司、市公司到县公司的每个部门,都有很多人从事所谓的经营分析工作。这些人整天与报表、数据打交道,有人戏称为表哥表姐,每个月初固定的那么几天都要做经营分析,有人戏称为yuejing,平时还要应付领导各种各样的数据需求,或者专题分析,非常繁琐、枯燥和辛苦。
因此,要想轻松的应付这种工作,必须形成良好的工作习惯和规范。

ExcelPro:养成良好的经营分析工作规范-09大数据

【1.规划并建立分析底稿】

经营分析人员要开展分析,首先需要从外部获取大量的表格和数据,这些数据的取数来源、文件格式、更新周期、数据质量都不一样,要做好分类整理,在一个大目录下分来源存放。
获取外部报表后,要形成自己的分析工作底稿。不要直接在这些文件上开始进行表格、图表的制作。通过使用使用粘贴、链接和vlookup等技术,分析底稿从原始文件中引用数据,根据分析目的,制作规范的表格、图表。每月源数据更新时,分析底稿可以自动更新链接,或只需扩展引用公式更新。分析底稿可以形成很多个,一个分析目的即可形成一个,成为一个个的分析模块。分析底稿可以在一个目录下存放,也可进一步按部门、业务、产品或客户群等分开。

我的体会是,分析底稿非常重要,其中要写好备注说明,将数据的来龙去脉、更新方式、分析逻辑、注意事项都注明清楚,越详细越好,以备时间长了自己会忘记当时的构建思路。一旦更换工作岗位,也便于工作交接,使后来人能快速接手。我看到的写备注说明的人太少了,如果你能做到这一点,你就已经超越了95%的分析人士!

【2.从分析底稿到分析报告的图表链接】

分析底稿中做好的表格、图表,要引用到分析报告PPT中,很多人直接复制、粘贴,建议千万不要这么做。这样做的问题有:

(1)报告版本易混乱,极易发生数据未更新完整的情况;
(2)在PPT中的对象框内编辑,受到空间限制,不便编辑操作;
(3)易使文件体积过大。2003中直接粘贴时粘贴的是整个excel文件,粘贴多个图表时文件会被反复粘贴进去。
(4)易发生数据泄密。一旦对外发布PPT版本报告,整个excel文件就都放出去了。

建议的操作方式是选择性粘贴-》粘贴链接。在Excel中复制要引用的表格或图表,转到PPT中,菜单 编辑-》选择性粘贴-》粘贴链接-》excel工作表对象,确定。这时PPT中只是一个显示外观的链接,表格、图表以及数据源均在excel文件中进行调整修改。这样链接的好处是:

(1)方便每月数据更新。每月数据更新时,整个更新流程从原始文件-》分析底稿-》分析报告,自动更新链接,准确高效。在分析底稿种更新、修改图表,没有操作空间的限制。
(2)在不同报告中复用表格或图表。分析底稿以及其中的表格、图表,类似于程序开发中的模块,可以被多份报告引用,快速建立和完成领导需要的报告。
(3)屏蔽分析逻辑思路和细节数据。对外发布PPT报告时,接受者无法查看图表背后的数据,更不会看到你的分析底稿。
(4)文件体积不致于太大。

当PPT报告中的表格、图表来自于分析底稿的链接时,更新方式有:

(1)在打开PPT文件时询问是否要更新链接,选是则自动更新所有链接,需要先确定分析底稿已更新正确,不建议采用此方式。

(2)在菜单 编辑-》链接的对话框中,有所有的链接列表,可进行更新、断开等操作。同样不建议采用此方式。

(3)在PPT文档中的表格、图表对象上,右键-》更新链接,在更新数据的同时,可从更新结果确认分析底稿是否正确,有问题时直接双击可打开分析底稿进行编辑,保存后修改结果立即反映在PPT中。作为一个谨慎的分析人士,建议采用此方式,逐一更新检查每个链接。

【3.分析报告的发布和归档】

对外发布报告尽量使用PDF版本。如需对外发布PPT版本,请记得先断开所有链接。如果不这样做,一是链接列表易暴露你的分析逻辑,二是当接受者打开你的文档时,如果不小心选择了更新链接,而你的文档中有100个链接的话,他需要点击100次鼠标!

需要打印PPT报告时,强烈建议使用fineprint软件。自己用的草稿版本,可以每面打8张或4张胶片,对外的报告版本可以每面打2张胶片,当然都是双面打印!这样既便于阅读、又节约纸张。每次看到有人单面打印或者每面只打一张胶片,我都感到非常惋惜。爱护地球,保护环境,从我做起,从fineprint开始!

每个月的分析报告定稿后,可复制到按月份的归档目录下保存,文件名上带上月份或日期,做好版本管理。下个yuejing期来临的时候,复制上个月的文档作为工作开始的基础,轻松进行数据更新,重点进行分析和结论拟写。

最后,做好上述文档目录的备份,至少每周刷新一次备份文档,以防不测,如果因事故丢失文档,你会欲哭无泪。备份可使用公文包方式,快捷迅速。

转自:ExcelPro图表博客  原文地址:点入