需求调研奠定了整个系统和项目管理的基础,如果需求分析不够透彻,往往会导致系统及整个项目问题百出,甚至被马上丢弃。需求调研目的在于确定“做什么”即确定系统必须要完成那些工作,需求调研是去粗取精、去伪存真、由此及彼、由表及里的过程。

项目调研如何更完美的落地执行?(附完整文档分享)-09大数据

不管企业选择的是第三方系统服务商还是自研,都必须要选择一个经验丰富的项目经理全程参与负责,这个人尤为重要

全程深度思考5W1H,完美落地需求调研 

项目调研如何更完美的落地执行?(附完整文档分享)-09大数据

第一个W就是Why——分析原因,通过不断分析现状-为什么存在这个问题-能否改善-提出新方案的循环过程。对问题不断的问为什么,去伪存真发现问题的根本原因,提出更合理的方案。

分析原因只在定义和管理客户的期望,制定一个衡量项目的标尺,指导团队如何开展项目管理工作。

调研思考:

  • 分析目前企业为什么要优化/切换系统;
  • 原始的系统为什么会存在这些问题;
  • 各种看似正常的业务为什么会有这样的结果;
  • 流程为什么这么复杂;
  • 人员配置为什么要这样安排;
  • 企业提出看似不合理的需求基于什么原因;
  • 为什么要这么设计整个流程;
  • 系统接口为什么要这么设计;
  • 接口字段设计是否合理;
  • 项目计划排期为什么这么安排,是否合理;
  • ……

第二个W就是Who——人员安排,明确各个环节的责任人及涉及的人员分工(谁来负责、谁协助、谁承担哪部分的工作或职责)一定要明确精细化,提高整个项目的沟通效率,合理的控制风险,保障整个项目顺利进行。
调研思考:

  • 我们的需求方是谁,背景如何?
  • 需求方的组织架构是怎么样的,各环节的决策者是谁?
  • 确定各环节、各方面(生活保障、需求调研、系统对接、应急联系人等)需要需求方哪些人员配合,这些人员的职责如何?
  • 项目负责人是谁?
  • 项目组的内部成员有哪些,每个人各个阶段(调研前、调研、开发、测试、上线、维护)的分工是什么?
  • 未来系统上线后人员配置情况如何。
  • ……

第三个W就是What-明确调研目的,确定系统要做什么-实现哪些功能-提出的各业务流程问题、流程局限性问题、系统要解决的问题等,准确无歧义的输出项目的实施的边界。

在这个what的基础上,把需求调研划分成各模块,逐步弄清模块流程需求、功能需求、结构需求等。

调研思考:

  • 确定详细的系统流程、上线、实施、培训、维护等
  • 系统接口方案
  • 基础资料准备事宜
  • 业务流程的建议
  • 系统风险说明
  • 现有流程可能的局限性
  • 详细无误的需求文档

第四个W就是Where-地点,明确整个调研各环节到什么地方进行,每个环节要实现什么样的指标,让所有的参与者知晓阶段性的目标和工作重点。

调研思考:

人员吃住、启动会、各个环节调研、系统研发、上线实施、维护的地方

第五个W就是When-时间,明确整个调研的时间计划安排,让所有人员知晓在何时需要完成那些工作。对重大目标和比较复杂的流程,既要有整个项目的时间安排,又要明确阶段性目标完成的时间及具体说明,以备验证和检查。

如果发生不可抗力的延期,则及时的调整整个时间排期计划,同步给所有相关人员。

调研思考:

  • 重要的里程碑时间
  • 基础物料的准备时间
  • 调研各阶段时间计划
  • 需求确认时间
  • 系统开发、测试、培训、演练、上线等时间
  • ……

最后一个H就是How-方法,怎做做是整个调研需要详细记录输出、制定、跟踪上线,制定对应的规章制度。

调研思考:

  • 怎么有效的调研?
  • 怎么制定精确的流程、接口方案、上线计划、人员安排等;
  • 怎么才能有更有效的执行整个项目的推动;
  • 系统上线后要如何维护、如何安排人员等;
  • ……

整个调研输出的文档必备的有: 

  • 调研前问题分析报告
  • 需求调研问卷
  • 调研涉及人员职责、时间说明
  • 项目成员通讯录
  • 会议纪要
  • 日报、周报、双周报、月报
  • 项目计划排期
  • 需求调研报告
  • 系统接口方案
  • 培训文档
  • 基础物料准备清单
  • 风险评估报告、上线系统评估报告、流程分析和系统上线后的规划等

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Tips: 调研前准备事项非常重要,整个项目的前期准备工作越细致,后期调研结果更全面、更符合企业的真实需求。同时可以避免很多不必要的麻烦,节约整个项目调研的时长。

摘取部分细节方法分享: 

参与整个业务部门日常事务处理,老仓库实地发货,现场记录目前现状,对整个业务流程有大致的心理准备。

了解企业对新系统的定位及整体的大致规划。

提前整理调研的大纲,分发到业务负责人提前思考准备,防止无准备的调研,影响整个调研进度。

分享同行业优秀系统案例,引导业务部门学习借鉴,让业务部门对新系统有初步认识,防止莫名的恐慌和未知的焦虑。

组建一个调研涉及人员成员名单,各自熟悉的业务模块等。

企业现有系统对接方案,对未来系统对接有个大致的方案。

仓库未来的服务器、库内硬件物料大致清单罗列-方便企业提前采购。

来源:pm28